Toimitilastrategia

Toimitilastrategia voidaan laatia kiinteistöstrategiana, toimitilastrategiana tai toimitilaohjelmana, joka pitää sisällään ainakin seuraavat osa-alueet: toimintaympäristö- ja nykytila-analyysi, tavoitteet ja salkutus sekä toimenpideaskelmerkit. Strategia on olennainen työkalu tulokselliseen kiinteistö- ja toimitilaportfolion hallintaan ja johtamiseen.

Toimitilastrategia sisältää seuraavat osiot

  • Esittely

    Ensimmäinen osio kertoo kiinteistöstrategian sisällöstä ja tavoitteista sekä taustoittaa kiinteistöstrategiaa organisaation tavoitteiden tai strategian kautta. Se tuo lukijalle ymmärrystä kiinteistöstrategiaprosessista sekä auttaa ymmärtämään kokonaisuutta.

  • Toimintaympäristö

    Toinen osio luo syvempää ymmärrystä tulevista muutoksista, kuten julkisyhteisön asukas- ja jäsenmääräkehityksestä, kiinteistötalouden kokoluokasta tai tilakantaan vaikuttavista muutoksista liiketoiminnassa. Taustojen ymmärtäminen on oleellista kiinteistöstrategiaprosessissa tehtävien vaikeidenkin päätösten perustelemiseksi ja toisaalta myös ymmärtämiseksi.

  • Kiinteistöjen nykytila

    Kolmas osio kuvaa tiiviisti olemassa olevat kiinteistöt, niiden käyttötarpeet ja teknisen kunnon. Nykytilan kuvaaminen antaa hyvän käsityksen organisaation omistamien kiinteistöjen kokonaisuudesta.

  • Kiinteistökanta tulevaisuudessa

    Neljäs osio on kokonaisuuden kannalta tärkein. Tämän osion tarkoituksena on luokitella olemassa oleva kiinteistökanta kiinteistö kiinteistöltä ja luoda perusteltavissa oleva konkreettinen suunnitelma siitä, miltä organisaation kiinteistömassa näyttää strategiakauden lopussa. Näin ollen osioon kuuluu kiinteistöstrategiakauden vuosille jaetut konkreettiset toimenpideaskelmerkit, joiden avulla asetettujen tavoitteiden saavuttaminen pilkotaan konkreettisesti toteutuskelpoiseksi.

Keskustelemme mielellämme kanssanne tarkemmin!

Aleksi Riuttala

  • (+358) 44 2935569

  • aleksi.riuttala@finproma.fi

Toimitilastrategian hyödyt

1.

Toimitilastrategian avulla kiinteistöjohdon työ selkeytyy ja helpottuu.

2.

Toimitilastrategiassa saadaan määriteltyä konkreettiset toimenpideaskelmerkit sekä tavoitteet toimitiloille ja kiinteistöille. Tämä helpottaa talousarvion laatimista ja budjetointia.

3.

Toimitilastrategiassa laadittava salkutus ja sitä tukevat toimenpideaskelmerkit helpottavat esitysten tekemistä rakennusten ja kiinteistöjen tulevaisuudesta, kehityksestä tai kohtalosta.

Toteutuksen vaiheet

Vaihe 1

Aluksi luodaan yleiskuva toimintaympäristöstä, kiinteistömassasta, kiinteistötaloudesta, tilojen käytöstä, käyttötarpeesta ja teknisestä kunnosta. Kiinteistömassaa arvioidaan ja analysoidaan pisteytysten, mittareiden ja tunnuslukujen tai esimerkiksi käyttötarve–kunto -nelikentän kautta.

Vaihe 2

Seuraavaksi kiinteistöt jaetaan salkkuihin: esimerkiksi kehitettäviin, pidettäviin, selvitettäviin ja luovuttaviin. Kiinteistöjen salkutuksella kuvataan se tavoitetila, johon organisaatio kiinteistöjen ja toimitilojen osalta strategiakauden aikana pyrkii. Tavoitteiden yhteydessä voidaan esittää esimerkiksi konkreettisia kehitystarpeita ja -tavoitteita.

Vaihe 3

Lopuksi kuvataan vielä vuositasolla konkreettiset kiinteistö- ja toimitilakohtaiset askelmerkit salkutuksen ja tavoitteiden toteuttamiseksi käytännössä. Ennakoivalla suunnittelulla kiinteistöistä aiheutuvat kustannukset ja investoinnit pystytään jakamaan paremmin eri vuosille. Askelmerkit toimivat myös hyvänä pohjana vuosittaiselle budjetoinnille tai talousarvio- ja toimintasuunnittelulle. Konkreettiset askelmerkit helpottavat lisäksi yhteisen tulevaisuudennäkemyksen muodostamista johdon, tiimin ja kiinteiden sidosryhmien kanssa.

Vaihe 4

Neljäs vaihe koskee rakennusten ylläpito-, rakennus- ja korjaushankkeita.

Neljännessä osiossa kuvataan ylätasolla eri salkkuihin sijoitettujen kohteiden ylläpidon perusperiaatteet. Osiossa kuvataan lisäksi tiiviisti rakennus- ja korjaushankkeiden termistöä, prosessia sekä prosessiin liittyvää päätöksentekoa. Tämä osio syventää ymmärrystä siitä, miten kiinteistöstrategiassa tehdyt valinnat vaikuttavat arjen toimintaan.

Pyydä ehdotelma

Pyydä tästä maksuton, alustava ehdotelma kiinteistöstrategiasta!

Lataa kiinteistöstrategia-opas

Pähkinänkuoressa kiinteistöstrategia pitää sisällään (1) toimintaympäristöanalyysin, (2) nykytilakuvauksen, (3) tavoitteet ja salkutuksen sekä (4) toimenpideaskelmerkit strategiakaudelle.

Kiinteistöstrategian tueksi sopii myös

Skenaarioselvitys toimintavaihtoehdoista

Toimintavaihtoehtojen skenaarioselvityksessä tutkitaan organisaation toiminnot ja niihin liittyvät tilatarpeet, analysoidaan mahdolliset nykyiset tilat sekä selvitetään vaihtoehdot tilatarpeiden täyttämiseksi. Selvityksessä kuvataan eri vaihtoehtojen – kuten kohteen saneerauksen, uuden rakentamisen tai korvaavien tilojen hankinnan – ”plussat ja miinukset”. Vaihtoehtoisia tilaratkaisuja vertaillaan taloudellisista, toiminnallisista ja teknisistä näkökulmista.

Kiinteistötekninen talous- ja tarvesuunnittelu

Kiinteistötekniseen talous- ja tarvesuunnitteluun sisältyvän kiinteistökatselmuksen tavoitteena on muodostaa puolueeton kokonaiskuva kiinteistöstä ja selvittää rakennuksen korjaus- ja tutkimustarpeet. Kiinteistökatselmuksen perusteella laaditaan raportti rakennuksen tämän hetkisestä kunnosta. Rakennus käsitellään raportissa kolmessa osassa, rakennustekniikka, LVI-tekniikka ja sähköjärjestelmät. Raportin lisäksi laaditaan selkeä PTS-taulukko korjausten ja perusparannusten aikataulusta sekä kustannuksista.

Rakennuttaminen

FinProman rakennuttamistiimi on valmiina auttamaan teitä rakennuttamiseen liittyvissä asioissa. Rakennuttamistiimistämme löytyy laajaa osaamista eri projekteja ja urakkamuotoja varten – olipa kyseessä korjaus-, uudis- tai tilamuutoshankkeet.