Strateginen kiinteistöjohtaminen – avain julkisyhteisöjen kestävään tulevaisuuteen?

 

Julkisyhteisöt, kuten kunnat, kuntien tytäryhteisöt ja seurakunnat, kohtaavat toimintaympäristöön kytkeytyviä lukuisia haasteita. Urbanisaation eteneminen, taloudellisen kestävyyden varmistaminen, väestön demografiset muutokset ja monimutkaiset hallintoympäristöt vaativat reagointia. Samanaikaisesti näiden yhteisöjen on pyrittävä kunnianhimoisiin hiilineutraaliustavoitteisiin, jotta voimme vastata ilmastonmuutoksen aiheuttamiin uhkiin. Miten näihin haasteisiin voidaan vastata strategisen kiinteistöjohtamisen keinoin?

Ymmärrämme, että julkisyhteisöjen kohtaamat haasteet vaativat monitahoisia ratkaisuja.

Urbanisaatio muuttaa kaupunkien ja kuntien rakennetta ja toimintaa: kasvavilla alueilla painetta infrastruktuurin ja palvelujen kestävälle kehittämiselle, väestön vähenemisestä kärsiville alueille painetta huolehtia taloudellisesta kestävyydestä, jotta välttämättömät julkiset palvelut voidaan turvata myös jatkossa. Demografiset muutokset, kuten väestön ikääntyminen ja muuttoliikkeet, asettavat omat vaatimuksensa palveluiden mukauttamiselle.

Hallintoympäristön, kuten hyvinvointialueuudistuksen, haasteet edellyttävät joustavuutta ja kykyä uudistaa toimintatapoja tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Yleisesti taloudellisen kestävyyden haasteet vaativat tehokasta varojen käyttöä. Hiilineutraaliustavoitteet vaativat kaikilta toimijoilta sitoutumista ympäristön suojelemiseen ja kestävien ratkaisujen priorisointia.

Edellä mainitut tekijät kytkeytyvät strategiseen kiinteistöjohtamiseen, joka tunnistaa julkisyhteisöjen toiminnalliset tarpeet, toimintaympäristön ja talouden realiteetit, hiilineutraaliustavoitteet sekä kiinteistöjen omistamiseen liittyvät vastuut ja velvoitteet.

 

Tarkastelkaamme strategisen kiinteistöjohtamisen roolia edellä mainittujen haasteiden ratkaisussa konkreettisen case-esimerkin kautta:

Yhteistyömme alkaessa julkisyhteisöasiakkaamme oli kohdannut lukuisia haasteita, jotka asettivat sen taloudellisen ja toiminnallisen vakauden koetukselle. Urbanisaation seurauksena alueen väestömäärä oli jo pidemmän aikaa ollut laskusuuntainen, mikä on johtanut asiakkaan tulorahoituksellisen verotuspohjan kutistumiseen sekä kaventanut yhteisön taloudellisia ja toiminnallisia mahdollisuuksia. Yhteisö oli joutunut jopa osa-aikaistamaan osan henkilöstöstään taloudellisen ahdinkonsa ja kassakriisin myötä. Suureen kiinteistö- ja toimitilamassaan kytkeytyi kiinteistötalouden vastuita ja velvoitteita sekä runsaasti korjausvelkaa, joka ylitti yhteisön taloudellisen kantokyvyn. Vaikka heidän kiinteistömassansa oli suuri, puutteelliset ja osittain sisäilmaongelmista kärsivät toimitilat aiheuttivat lisämurheita. Kaiken tämän ohella heidän olisi myös vastattava ilmastonmuutoksen haasteisiin tavoittelemalla kunnianhimoisia hiilineutraaliustavoitteita.

Miten lähdimme toteuttamaan asiakkaamme kanssa yhteistyötä strategisen kiinteistöjohtamisen keinoin?

Pähkinänkuoressa: Autoimme asiakastamme ensiksi asettamaan tavoitteet, ja sitten saavuttamaan nämä tavoitteet.

Lähdimme liikenteeseen kiinteistöstrategian laatimisella (joku voi kutsua tätä myös toimitilastrategiaksi tai toimitilaohjelmaksi – kauniita nimityksiä on siis useampi). Kiinteistöstrategia voidaan nähdä yhteistyön tuloksena, jossa nykytila, tavoitteet ja toimenpideaskelmerkit on nidottu yksiin kansiin.

Laadimme asiakkaamme kanssa heille kattavan kiinteistöstrategian, joka sisälsi nykytilakuvauksen ja -analyysin asiakkaan toimitiloista, kiinteistökannasta ja toimintaympäristöstä sekä näiden muutoksesta. Strategia tarjosi perustan tulevaisuuden kiinteistö- ja toimitilakannan tavoitteiden asettamiselle tunnistaen toiminnalliset, taloudelliset ja tekniset realiteetit. Näin ollen projektilla pääsimme yhdessä kiinni toimintaympäristön nykytilaan ja muutossuuntaan, taloudellisten raamien kehitystrendiin, kiinteistöjen ja toimitilojen omistamisen vastuisiin ja velvoitteisiin sekä niiden käyttötarpeeseen, tekniseen kuntoisuuteen ja korjausvelkaan.  Kiinteistöt ja toimitilat jaettiin eri salkkuihin selkeiden mittareiden perusteella ja kiinteistösalkkujen tavoitteet kuvattiin selkeästi, mikä mahdollisti strategiakauden aikana resurssien tehokkaan kohdentamisen ja priorisoinnin. Kiinteistöstrategian toimeenpano ja toteutus käsittivät konkreettiset toimenpideaskelmerkit, jotka ohjasivat asiakastamme strategian käytännön toteutukseen tulevien vuosien aikana – konkreettisten vuosikohtaisten toimenpideohjelmien muodossa. Tärkeää oli, että päätöksiä tekevät luottamushenkilöt ja johtavat viranhaltijat muodostivat yhteisen näkemyksen ja tavoitellun suunnan, joka tuli konkreettiseksi ja dokumentoiduksi kiinteistöstrategian muodossa (tämä helpottaa myös esimerkiksi vuosittaisten toimintasuunnitelmien ja talousarvioiden laatimista).

Toisena askeleena suoritimme asiakkaan ydintoimitilojen optimaalista tulevaisuutta tarkastelevan perusteellisen skenaarioselvityksen, jossa tutkimme asiakkaamme toiminnot ja niihin liittyvät tilatarpeet. Tämä selvitys tarjosi kattavan analyysin mahdollisista nykyisistä tiloista ja vaihtoehdoista tilatarpeiden täyttämiseksi. Selvitys sisälsi vertailun eri tilaratkaisujen – kuten saneerauksen, uuden rakentamisen tai korvaavien tilojen hankinnan – välillä, ottaen huomioon taloudelliset, toiminnalliset ja tekniset näkökulmat. Tämä mahdollisti asiakkaalle informoitujen päätösten tekemisen uusien ydintoimitilojen ja toimintojen järjestämisen sekä hiilineutraaliustavoitteiden toteutumisen arvioinnin suhteen – taloudellisia realiteetteja unohtamatta. Selvitys toimi tarkoituksenmukaisena tarveselvityksenä rakennushankkeelle, johon asiakkaamme päätyi skenaarioselvityksen tarjoamien vaihtoehtojen pohjalta.

Kolmantena askeleena toimeenpanimme kiinteistöstrategisia linjauksia käytännön projektinjohto- ja rakennuttamistehtävissä, jotka kattoivat korjaus-, lämmitysjärjestelmämuutos- ja tilamuutoshankkeet sekä purkuhankkeet. Näiden tehtävien tarkoituksena oli saavuttaa sellainen kiinteistö- ja toimitilakanta, joka on tarkoituksenmukainen, vastaa käyttäjien tarvetta sekä parantaa viihtyvyyttä, turvallisuutta sekä terveellisyyttä. Hankkeet käynnistettiin tunnistamalla käyttötarpeet, -tarkoitukset ja toiminnot. Tämän jälkeen selvitettiin korjattavien rakennuksen kunto ja teknisten ratkaisujen soveltuvuus käyttäjien tarpeisiin. Varmistimme asiakkaamme rinnalla, että hankkeen johtaminen ja toteutus täyttävät asetetut tavoitteet ja johtavat onnistuneeseen lopputulokseen.

Toteutimme strategisen kiinteistöjohtamisen saralla yhteistyötä – mitä asiakkaallemme jäi käteen?

Näiden kolmen palvelun yhdistelmän avulla asiakkaamme on onnistunut strategisen kiinteistöjohtamisen keinoin vastaamaan urbanisaation, taloudellisen kestävyyden, demografisten muutosten ja ilmastonmuutoksen aiheuttamiin haasteisiin – ainakin niillä keinoin, mitä strategisen kiinteistöjohtamisen saralla voidaan tehdä.Selkeä ja tarkoituksenmukainen kiinteistöstrateginen suunnittelu, skenaarioselvityksen perusteellinen analyysi sekä projektinjohto- ja rakennuttamistehtävien ammattitaitoinen toteutus mahdollistivat toiminnallisten ja taloudellisten toimintaedellytysten parantamisen. Tämä yhteinen matka johti asiakkaamme taloudellisen ja toiminnallisen tilanteen merkittävään paranemiseen.

– Aleksi Riuttala

Koska aihe on varmasti teilläkin ajankohtainen, niin mielelläni keskustelen asiasta lisää:

Ota minuun yhteyttä tai buukkaa ilmainen keskusteluhetki: https://calendly.com/aleksi-riuttala/45min , niin keskustellaan yhdessä organisaationne tilanteesta lisää.

FinProman uutissivulle kirjoittelemme ajankohtaisia kirjoituksia. Parhaiten pysyt kuulolla uusista kirjoituksistamme esimerkiksi seuraamalla somekanaviamme:

Katso kaikki uutiset